Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.

Per i privati la facolta' prevista dall'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, di riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio, delle scritture contabili compresi i libri giornali e degli inventari, della corrispondenza e degli altri atti di cui per legge e' prescritta la conservazione, e' esercitata, fatti salvi i limiti di cui all'articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974, con le modalita' ed i procedimenti tecnici stabiliti dal presente decreto.

Il procedimento di microfilmatura e' disciplinato dal presente decreto.

I documenti d'archivio, sottoposti a riproduzione sostitutiva sono riprodotti su qualsiasi supporto tecnico previsto dalla legge, che da' garanzia di fedelta' al documento riprodotto, di duplicabilita', di leggibilita', di resistenza dell'immagine a tentativi di alterazione e di stabilita' nel tempo, in condizioni normali di conservazione.

Fatto salvo quanto disposto dall'articolo 7-bis, comma 9, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, i procedimenti tecnici e le modalita' della riproduzione e della autenticazione su supporti diversi da quello previsto dal comma 2, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per i beni culturali e ambientali, di grazia e giustizia, delle finanze e del tesoro, previo parere del comitato di settore per i beni archivistici.
AVVERTENZA:
Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti.

I privati che intendono avvalersi della facolta' di cui all'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, inoltrano al soprintendente archivistico, competente per territorio, il relativo progetto di riproduzione sostitutiva.

Entro novanta giorni dalla presentazione, il soprintendente, esaminata la rispondenza del progetto stesso alla normativa in vigore lo approva oppure lo respinge con provvedimento motivato.

Ove i documenti oggetto della riproduzione sostitutiva sono conservati in sedi dislocate in un ambito territoriale piu' ampio di quello regionale, i titolari dell'archivio inoltrano il progetto di riproduzione sostitutiva direttamente al Ministero per i beni culturali e ambientali - Ufficio centrale per i beni archivistici.

La relativa approvazione o il suo motivato rigetto e' disposta dall'ufficio di cui al comma 3, previo parere del comitato di settore per i beni archivistici, entro centoventi giorni dalla data di presentazione del progetto stesso.

Alla distruzione dei documenti di cui e' stata eseguita la riproduzione sostitutiva si procede dopo avere effettuate le operazioni di autenticazione ai sensi dell'articolo 8, salvo per quei documenti per i quali l'amministrazione archivistica, in sede di approvazione del progetto, vieti la distruzione disponendone il ritiro e la conservazione a proprie spese.

I registri o i libri comunque denominati, non esclusi dall'applicazione dell'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, ai sensi dell'articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974, non possono essere riprodotti e distrutti se non sono esauriti.

Gli atti e documenti destinati alla riproduzione sostitutiva sono oggetto di cartellinatura.

La cartellinatura consiste nella preparazione degli atti e documenti da riprodurre e nell'approntamento di idonei strumenti di consultazione, eventualmente integrati da codificazioni per l'elaborazione elettronica, che in base alle indicazioni apposte sui singoli atti e documenti ed a quelle inserite sul corrispondente supporto tecnico utilizzato per la riproduzione, consentono di rilevare la stretta connessione degli atti e documenti riprodotti con il loro raggruppamento (unita', serie o altro livello di aggregazione) e di reperire prontamente gli atti o i documenti da consultare o duplicare.

I registri di serie, prima dell'uso sono numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalita' previste dall'articolo 2215 del codice civile; contengono altresi', per ogni blocco di unita' di riproduzione autenticate, le dichiarazioni del pubblico ufficiale di cui al comma 5 dell'articolo 8, complete della qualifica e delle generalita' dello stesso.

Le predette indicazioni sono, in presenza di particolari tipologie documentarie, integrate con tutti gli altri dati eventualmente utili all'individuazione delle singole unita' archivistiche.

Per la documentazione da riprodurre che non e' raggruppata o raggruppabile in serie, il registro di serie contiene l'indicazione dei criteri di elencazione delle unita' archivistiche.

Il microfilm sostitutivo degli atti e documenti dei quali si intende procedere alla distruzione e' costituito da una pellicola negativa soggetta alle prescrizioni del decreto del Ministro per i beni culturali e ambientali 29 marzo 1979 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 206 del 28 luglio 1979, con il quale sono state approvate le caratteristiche della pellicola destinata alla fotoriproduzione sostitutiva dei documenti d'archivio.

Quale unita' di riproduzione e' assunta oltreche' la bobina del tipo comunemente in commercio, qualsiasi altra pellicola negativa, di formato ridotto, purche' atta a costituire un complesso collegabile mediante numerazioni o altri simboli che garantiscono l'univoca individuazione delle singole unita' di riproduzione.

Le unita' di riproduzione non sono impressionate sulla loro parte terminale per uno spazio sufficiente ai fini dell'apposizione dell'attestazione di autentica di cui all'articolo 8.

Il processo fotografico e' effettuato a regola d'arte.

Le pellicole impressionate sono custodite in modo da garantirne la leggibilita' e la stabilita' in condizioni normali di conservazione.

Gli estremi di cui alle lettere a), b), c) e d) di cui al comma 1 costituiscono lo schedone generale di serie. Tale schedone e' riprodotto sia sul secondo che sul penultimo fotogramma di ciascuna unita' di riproduzione mentre sul primo e sull'ultimo fotogramma sono riprodotti i simboli internazionali di "inizio" e "fine" pellicola;

Gli estremi di cui alle lettere e) ed f) di cui al comma 1 costituiscono lo schedone particolare dell'unita' archivistica. Tale schedone puo' essere sostituito dal frontespizio di ciascuna unita' archivistica ed e' riprodotto all'inizio di detta unita'.

Quando l'unita' archivistica non e' contenuta integralmente nella medesima unita' di riproduzione, lo schedone di cui alle lettere e) ed f) e' riprodotto, con idonee indicazioni di collegamento, a chiusura dell'unita' di riproduzione e all'inizio della successiva.

I fotogrammi sono numerati progressivamente per unita' di riproduzione secondo le indicazioni di cui all'articolo 4, comma 3, lettera d).

Ciascuna unita' di riproduzione e' descritta in apposito registro nel quale sono riportati gli estremi di classificazione di cui alla lettera d) di cui al comma 1 e quelli idonei ad identificare le unita' archivistiche in essa riprodotte.

I registri delle unita' di riproduzione di cui al comma 6 sono, prima dell'uso, numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalita' previste dall'articolo 2215 del codice civile.

La pellicola sostitutiva dei documenti d'archivio e' sottoposta a collaudo.

Qualora al collaudo risultano errori di cartellinatura o di ripresa si provvede alle necessarie integrazioni e correzioni, fotografando i documenti non riprodotti o riprodotti nei fotogrammi errati o danneggiati in una o piu' unita' di riproduzione, che hanno una propria numerazione e fanno parte integrante della serie di riproduzione cui si riferiscono.

Le unita' di riproduzione riservate ai rifacimenti sono soggette alle prescrizioni del presente decreto.

Ciascuna unita' di riproduzione riservata ai rifacimenti, al secondo e penultimo fotogramma, riporta accanto al proprio numero o al codice di individuazione, l'indicazione "rifacimenti", nonche' i numeri o i codici delle unita' di riproduzione cui le correzioni si riferiscono.

I rifacimenti sono eseguiti per ordine progressivo delle unita' di riproduzione in cui sono contenuti i fotogrammi da ripetere e per ciascuna unita' di riproduzione seguendo l'ordine progressivo dei fotogrammi errati. Il numero del fotogramma da sostituire e' dato al rifacimento corrispondente. Il fotogramma relativo a un documento non riprodotto ha lo stesso numero, contrassegnato dalla lettera dell'alfabeto, del fotogramma che riproduce il documento immediatamente precedente nell'ordine di cartellinatura.

All'inizio del gruppo di fotogrammi che ne sostituiscono altri annullati della medesima unita' di riproduzione sono riportate le indicazioni che contraddistinguono detta unita' con la legenda "inizio rifacimento"; prima dei fotogrammi di ciascuna unita' archivistica, e' riprodotto lo schedone particolare con l'indicazione "inizio rifacimento".

Durante il collaudo sono annullati in maniera evidente ed indelebile, senza compromettere la resistenza della pellicola, i fotogrammi errati e in presenza di duplicati quelli tecnicamente peggiori.

La pellicola riproducente gli atti e i documenti da sostituire ai sensi e per gli effetti dell'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, e' autenticata da pubblici ufficiali forniti di potesta' certificativa, o da soggetti ad essi equiparati.

Il Presidente del Consiglio dei Ministri, indica, con proprio decreto, i ministri cui demandare il potere di attribuire a propri funzionari la potesta' ad effettuare le attivita' di cui al presente articolo.

Il pubblico ufficiale incaricato dell'autenticazione verifica la conformita' alle prescrizioni del presente decreto del procedimento di cartellinatura e di formazione della pellicola sostitutiva, procedendo all'esame delle unita' di riproduzione e dei registri di cui all'articolo 4, comma 3, lettera f) e all'articolo 6, comma 6.

Eseguite le operazioni descritte nel comma 3, il pubblico ufficiale appone il proprio punzone nella parte dell'unita' di riproduzione non impressionata, ai sensi dell'articolo 5, comma 3.

Delle operazioni descritte nei commi 3 e 4, il pubblico ufficiale da' atto mediante dichiarazione su ciascuna pagina dei registro di cui all'articolo 4, comma 3, lettera f).

Il pagamento dei diritti di autenticazione e' effettuato mediante apposizione, su ciascuna delle predette pagine, di una marca da bollo che il pubblico ufficiale annulla, secondo le modalita' previste dall'articolo 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

La pellicola autenticata con il procedimento e le modalita' previste dall'articolo 8 sostituisce, ai sensi e per gli effetti dell'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, gli originali dei documenti riprodotti.

Dalla pellicola sostitutiva, autenticata ai sensi dell'articolo 8, sono tratte copie integrali o parziali. Per la formazione di tali copie sono ammessi tutti i procedimenti tecnici.