Regolamento recante norme per l'organizzazione ed il funzionamento dell'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, a norma dell'articolo 33, comma 3, della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

1. Il Garante:
a) determina gli indirizzi e i criteri generali della propria attivita';
b) nomina, su proposta del presidente, il segretario generale;
c) definisce gli obiettivi ed i programmi da attuare da parte del segretario generale, indica le priorita' ed emana le conseguenti direttive generali per l'azione amministrativa e per la gestione;
d) assolve ad ogni altro compito previsto dalle leggi e dai regolamenti.

Il presidente e' eletto dai componenti a scrutinio segreto con il voto di almeno tre componenti. Se tale maggioranza non e' raggiunta dopo la terza votazione, e' eletto presidente il componente che consegue il maggior numero di voti e, a parita' di voti, il piu' anziano di eta'.

Il Garante nomina un vicepresidente, che assume le funzioni del presidente in caso di sua assenza o impedimento.

Il presidente puo' delegare temporaneamente singole funzioni ad uno dei componenti.

I componenti curano i rapporti di cui al comma 2, lettera c), del presente articolo, in base alle decisioni del Garante.

I componenti dichiarano formalmente, all'atto dell'accettazione della nomina, di non trovarsi in alcuna delle situazioni di cui all'articolo 30, comma 4, della legge.

Se ricorre in ogni tempo taluna delle situazioni di incompatibilita' di cui all'articolo 30, comma 4, della legge, il Garante stabilisce un termine entro il quale l'interessato deve far cessare la situazione di incompatibilita'. La deliberazione e' adottata con l'astensione dell'interessato.

Decorso il termine di cui al comma 2, ove non sia cessata la situazione di incompatibilita', il Garante dichiara la decadenza del componente ai sensi dell'articolo 30, comma 4, della legge.

La durata in carica del componente decorre dalla data di accettazione della nomina.

I componenti cessano dalla carica, oltre che nell'ipotesi di cui al comma 3, per dimissioni volontarie o per impossibilita' a svolgere la propria attivita' a causa di un impedimento di natura permanente o comunque superiore a sei mesi.

Le dimissioni dei componenti hanno effetto dalla data di comunicazione della loro accettazione da parte del Garante.
L'impedimento permanente di cui al comma che precede e' accertato dal Garante.

Nei casi di cui ai commi 3 e 5, il presidente o chi ne fa le veci informa immediatamente i Presidenti della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica per l'elezione del nuovo componente.

Il Garante ha sede in Roma e si riunisce nel luogo indicato nell'atto di convocazione. Le riunioni possono essere tenute in videoconferenza.

L'ordine del giorno e' comunicato ai componenti entro il secondo giorno che precede la riunione. Nei casi d'urgenza, la convocazione puo' essere immediata. Durante le riunioni, l'ordine del giorno puo' essere integrato, previa comunicazione immediata agli assenti, se nessuno dei presenti si oppone.

Ciascun componente, indicandone le ragioni, puo' chiedere la convocazione del Garante e l'iscrizione di un argomento all'ordine del giorno. Se la richiesta proviene da almeno due componenti, il presidente la accoglie in ogni caso.

Salvi i casi di urgenza, la competente struttura predispone la documentazione utile entro il quinto giorno antecedente alla riunione, e sottopone al segretario generale lo schema delle osservazioni dell'Ufficio. Le osservazioni e la relativa documentazione sono formate anche mediante strumenti informatici e telematici e poste senza ritardo a disposizione del presidente e dei componenti, unitamente agli eventuali aggiornamenti.

Per la validita' delle riunioni del Garante e' necessaria la presenza del presidente e di due componenti, ovvero di tre componenti. Le deliberazioni sono adottate a maggioranza dei votanti.
Il voto e' sempre palese, salvo nel caso di deliberazioni concernenti il presidente o i componenti, le persone addette all'Ufficio o i consulenti.

Il segretario generale svolge le funzioni di segretario. Il presidente puo' chiamare il segretario generale o altro funzionario a riferire su singole questioni.

Le deliberazioni, siglate dal relatore, sono sottoscritte dal presidente e dal segretario generale.

Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilita' che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente puo' adottare i provvedimenti di competenza dell'organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno.

La disposizione di cui al comma 8 non si applica in caso di esame dei ricorsi, di applicazione di sanzioni amministrative o di adozione dei divieti di cui agli articoli 21, comma 3, e 31, comma 1, lettera l), della legge, di approvazione del documento programmatico di cui all'articolo 24 e del rendiconto, ovvero allorche' occorre disporre accertamenti relativamente ai trattamenti di cui all'articolo 4 della legge.

Al presidente compete un'indennita' di funzione pari alla retribuzione (segue la parola "complessiva", non ammessa al "Visto" della Corte dei conti) in godimento al primo presidente della Corte di cassazione. L'indennita' per i componenti e' pari ai due terzi di quella spettante al presidente.

Al presidente ed ai componenti compete, qualora non siano residenti a Roma, il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno.

All'Ufficio e' preposto il segretario generale che e' nominato per un quadriennio. La nomina puo' essere rinnovata alla scadenza.

(Comma non ammesso al "Visto" della Corte dei conti).

(Articolo non ammesso al "Visto" della Corte dei conti)

Con provvedimento del Garante e' istituita una segreteria di sicurezza presso la quale sono conservati gli atti e i documenti acquisiti ai sensi dell'articolo 32, commi 6 e 7, della legge. Alla segreteria e' preposto il segretario generale e un numero di addetti all'Ufficio non superiore a cinque unita', assegnati tenendo conto del profilo professionale e delle specifiche attitudini. L'accesso agli atti e ai documenti relativi ai trattamenti di cui all'articolo 4, comma 1, lettera b), della legge e' regolato dal Garante in conformita' ai criteri ossevati per le segreterie di sicurezza presso le amministrazioni dello Stato.

Il Garante stabilisce con proprio provvedimento l'ammontare dei diritti di segreteria inerenti ai ricorsi, alle richieste di autorizzazione e alle notificazioni, tenendo eventualmente conto anche dei relativi costi di gestione, nonche' le modalita' del loro pagamento, tenendo conto del disposto dell'articolo 12. Per la riscossione coattiva si applicano le disposizioni di cui al regio decreto 14 aprile 1910, n. 639, e successive modificazioni ed integrazioni.

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

(( ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 ))

Il Garante promuove la pubblicazione di un Bollettino nel quale sono riportati, previa omissione, anche a richiesta dell'interessato, delle relative generalita', i provvedimenti piu' significativi, gli atti e i documenti di cui si ritiene opportuna la pubblicita', e le risposte di interesse generale date ai quesiti pervenuti;

Il Bollettino puo' essere edito anche attraverso strumenti telematici.

Il Garante cura la catalogazione dei provvedimenti di cui all'articolo 40 della legge, in particolare mediante il Bollettino, e ne agevola la consultazione anche da parte degli uffici giudiziari.

Fermo restando quanto previsto dall'articolo 23 della legge 24 novembre 1981, n. 689, la rappresentanza e la difesa in giudizio del Garante e' assunta dall'Avvocatura dello Stato ai sensi dell'articolo 43 del regio decreto 30 settembre 1933, n. 1611, e successive modificazioni ed integrazioni, recante il testo unico delle leggi e delle norme giuridiche sulla rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato e sull'ordinamento dell'Avvocatura dello Stato.

Alle spese di funzionamento del Garante, ivi comprese quelle dell'Ufficio, si provvede mediante apertura di una contabilita' speciale presso la sezione di tesoreria provinciale dello Stato di Roma, intestata al Garante.

La contabilita' speciale e' alimentata mediante mandati, commutabili in quietanze di entrata della stessa contabilita' speciale, tratti sul fondo di cui all'articolo 33, comma 2, della legge.

Alla contabilita' speciale di cui al comma 1 affluiscono anche le somme corrisposte a titolo di pagamento dei diritti di segreteria di cui all'articolo 33, comma 3, della legge o a qualunque altro titolo in base alle leggi e ai regolamenti.

Il Garante puo' stipulare apposita convenzione con soggetti pubblici e privati, al fine di disciplinare, sulla base di criteri di semplicita' e di speditezza, le modalita' di versamento delle somme di cui al comma 3.

Le spese sono disposte sulla base di un documento programmatico che fissa, all'inizio di ogni esercizio, gli obiettivi da raggiungere e i criteri di massima da osservare nello svolgimento dell'attivita' istituzionale.

Salvo quanto disposto nei successivi articoli in materia di procedure contrattuali, le iniziative di spesa per la fornitura di beni e servizi sono deliberate dal Garante o, sulla base dei criteri stabiliti dal Garante, dal presidente.

Alle spese di cui al comma 1 provvede il presidente o, per sua delega, il segretario generale, sulla base dei criteri stabiliti dal Garante.

I pagamenti da imputarsi alla contabilita' speciale sono disposti dal presidente o, per sua delega, dal segretario generale o da altro dirigente.

Sugli ordini di pagamento emessi dal presidente, dal segretario generale o dal dirigente di cui al comma 1, e' apposto, prima dell'esecuzione, il visto del responsabile del servizio amministrazione e contabilita'.

Le somme versate sulla contabilita' speciale non erogate alla chiusura dell'esercizio finanziario possono essere conservate per effettuare i pagamenti fino al termine dell'esercizio successivo.
Alla chiusura di tale esercizio il Garante puo' individuare le somme relative a programmi gia' deliberati che possono essere ulteriormente conservate per il biennio successivo.

Per le spese occorrenti all'affitto e alla manutenzione dei locali, all'acquisto e alla manutenzione di mobili, arredi e impianti tecnici e per ogni altra spesa necessaria ai servizi dell'economato, il presidente puo' autorizzare l'economocassiere ad effettuare spese di importo non superiore a lire dieci milioni, ai migliori prezzi correnti.

Gli assuntori e i fornitori devono prestare, se richiesti, idonea cauzione.

Per quanto non disposto dal presente regolamento, alle spese di cui al comma 1 si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni del regolamento per i servizi in economia della Presidenza del Consiglio dei Ministri, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 5 giugno 1985, n. 359, e successive modificazioni ed integrazioni.

Il presidente puo' autorizzare, previa determinazione del Garante, l'istituzione di un servizio di cassa interno. L'incarico di economocassiere e' conferito, su proposta del segretario generale, ad un dipendente in servizio presso il Garante, per un periodo non superiore a due anni. L'incarico e' rinnovabile per non piu' di tre volte consecutive.

L'economocassiere, posto funzionalmente alle dipendenze del segretario generale, puo' essere dotato all'inizio di ciascun anno finanziario, con determinazione del presidente, di un fondo non superiore a lire venti milioni, reintegrabile durante l'esercizio, previa presentazione del rendiconto delle somme gia' spese. Con tale fondo si puo' provvedere, di norma, al pagamento delle spese minute di ufficio, delle spese per piccole riparazioni e manutenzione di mobili e locali, delle spese postali o di vetture nonche' delle spese per i trasporti e per l'acquisto di carburante, giornali e pubblicazioni periodiche.

Possono gravare sul fondo di cui al comma 2 gli acconti per le spese di viaggio e di indennita' di missione e delle spese di rappresentanza, nonche' le spese per la pubblicazione di bandi ed altri avvisi sulle Gazzette Ufficiali, sulla stampa quotidiana e su altri bollettini periodici, ove non sia possibile provvedervi tempestivamente con ordinativi di pagamento tratti sulla contabilita' speciale.

Nessun pagamento puo' essere effettuato con il fondo a disposizione senza il visto del responsabile del servizio amministrazione e contabilita'.

L'economocassiere e' responsabile delle operazioni di cassa e accerta la regolarita' formale delle relative determinazioni di pagamento; e' altresi' responsabile del numerario e di ogni altro valore affidatogli.

Il denaro e i valori sono custoditi in cassaforte. Non possono essere depositati in cassaforte denaro, titoli ed oggetti di valore che non siano di pertinenza degli uffici.

Il responsabile del servizio di amministrazione e contabilita' provvede mensilmente alla ricognizione materiale del denaro e dei valori custoditi nella cassa, sulla base della situazione di cassa compilata dall'economocassiere mediante apposito verbale.

Dei beni acquistati o dati in uso al Garante sono redatti appositi inventari, nei quali i beni stessi sono classificati in conformita' alle disposizioni vigenti per le amministrazioni dello Stato.

L'economocassiere svolge le funzioni di consegnatario e provvede direttamente alla manutenzione dei beni, degli arredamenti e dei materiali in dotazione all'Ufficio; vigila, altresi', sulla regolare esecuzione dei servizi appaltati.

Per le spese di cui al comma 1, relative all'acquisto di beni e servizi, non e' richiesta l'autorizzazione del Provveditorato generale dello Stato.

Entro il 31 marzo di ciascun anno, il servizio amministrazione e contabilita' predispone il rendiconto delle spese deliberate e di quelle pagate, distinte per categorie, da sottoporre all'approvazione del Garante.

Il rendiconto, vistato dal segretario generale, e' articolato funzionalmente sulla base dei programmi e degli obiettivi indicati negli articoli 2 e 24, in modo da consentire un controllo adeguato della gestione ed una corretta programmazione finanziaria dell'azione del Garante. In caso di necessita', le direttive generali di cui all'articolo 2 possono essere integrate dal Garante anche in corso di esercizio.

Entro il 30 aprile, il rendiconto approvato, accompagnato da una relazione illustrativa del presidente, e' trasmesso alla Corte dei conti per il controllo consuntivo di cui all'articolo 33, comma 2, della legge, per il tramite della Ragioneria centrale presso il Ministero del tesoro.

(Comma non ammesso al "Visto" della Corte dei conti).

Le disposizioni del presente regolamento in materia contrattuale si applicano limitatamente ai casi non disciplinati dalla normativa comunitaria e da quella nazionale di recepimento.

Ai lavori, agli acquisti, alle alienazioni, alle permute, alle forniture, alle locazioni, comprese quelle finanziarie, ed ai servizi in genere si provvede con contratti da stipularsi secondo le procedure e le norme contenute nel presente regolamento.

I contratti sono stipulati di regola nelle forme del diritto privato, anche mediante scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio. La forma dei contratti e' in ogni caso quella scritta.

Il Garante delibera ed approva i contratti. Tali poteri possono essere delegati al presidente e al segretario generale, nei limiti di valore stabiliti dal Garante.

I contratti devono avere termine e durata certi e non possono comunque superare, anche con successive proroghe, i nove anni, salvi i casi di assoluta necessita' o convenienza da indicare nella relativa delibera di autorizzazione della spesa.

Salvo quanto diversamente disposto per legge, la valutazione della congruita' dei prezzi e' compiuta dal Garante o dai soggetti di cui al comma 4 previa acquisizione del parere di una commissione costituita con provvedimento del Garante stesso. Per lavori di particolare complessita' tecnica, puo' essere acquisito il parere di organi tecnici delle amministrazioni dello Stato. Per i contratti di importo compresi tra i 5 milioni e i 100 milioni di lire, il Garante o i soggetti di cui al comma 4 possono acquisire un parere sulla congruita' dei prezzi da parte di una commissione permanente composta prevalentemente da funzionari interni. Ai soli componenti esterni delle anzidette commissioni, se presenti, possono essere corrisposti compensi determinati di volta in volta dal presidente in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni. Il parere di congruita' non e' richiesto per l'affidamento di studi, ricerche e consulenze di cui al successivo articolo 45.

Nei contratti sono previste adeguate penalita' per inadempienze e ritardi nell'esecuzione dei lavori e delle prestazioni convenute.
Nei contratti a durata pluriennale o ad esecuzione continuata o periodica, e salvo che nei casi disciplinati espressamente per legge, il Garante puo' riservarsi la facolta' di rinegoziare i costi a proprio favore, al verificarsi di condizioni od eventi contrattualmente predeterminati. Tale clausola e' comunque prevista per l'ipotesi in cui l'originaria congruita' dei prezzi, per qualsiasi motivo, venga meno.

Fermo restando quanto previsto per legge, l'aggiudicazione o l'affidamento di lavori di particolare complessita' sono effettuati dal Garante sulla base di un progetto esecutivo recante la precisa indicazione del costo complessivo dei lavori. Il costo cosi' definito puo' essere aumentato solo per causa di forza maggiore o per motivate ragioni tecniche, sempre che detti eventi fossero imprevedibili all'atto della progettazione. In tal caso, non possono essere effettuati lavori nuovi o diversi senza il preventivo assenso scritto da parte del Garante o, previa delega nel rispetto dei limiti di cui al comma 4, da parte del presidente o del segretario generale. In ogni caso l'eventuale incremento dei costi, compresa la revisione dei prezzi, e' disciplinato dalle norme vigenti in materia per le amministrazioni dello Stato.

Oltre alle anticipazioni consentite per legge, sono ammessi pagamenti in acconto in ragione delle parti di opere realizzate, dei beni forniti e delle prestazioni eseguite. E' vietata la corresponsione di interessi e provvigioni a favore dell'appaltatore o dei fornitori sulle somme eventualmente anticipate per l'esecuzione del contratto.

Deve essere osservato il principio della non discriminazione in base alla nazionalita' nei confronti dei fornitori appartenenti agli Stati membri dell'Unione europea.

Ai lavori, alle forniture e ai servizi si provvede, di norma, mediante gare disciplinate dalle successive disposizioni di cui al presente regolamento.

Le procedure contrattuali possono essere "aperte" (pubblico incanto), "ristrette" (licitazione privata e appalto concorso) e "negoziate" (trattativa privata).

Salvo che il Garante ritenga piu' vantaggioso il ricorso alla procedura "aperta", le gare si svolgono seguendo, di norma, la procedura "ristretta".

Nella procedura "aperta" (pubblico incanto) possono presentare offerta tutti i soggetti interessati. I concorrenti devono documentare i requisiti di partecipazione richiesti dal bando di gara.

Nella procedura "ristretta" (licitazione privata e appalto concorso) sono invitati a presentare la propria offerta solo i concorrenti che, avendo presentato domanda di partecipazione alla gara, abbiano dimostrato la propria capacita' tecnica, economica e finanziaria ad effettuare la prestazione richiesta. Il bando puo' prevedere che alcuni requisiti siano comprovati mediante autocertificazione, fermo restando l'obbligo di produrre la relativa documentazione prima dell'eventuale aggiudicazione.

La selezione dei concorrenti da invitare alla gara, nell'ambito di coloro che hanno presentato domanda di partecipazione, e' effettuata da una commissione nominata all'uopo dal presidente, o, su sua delega, dal segretario generale. All'esito della selezione e' comunque assicurata una partecipazione che consenta un'adeguata concorrenza.

Ai concorrenti selezionati e' inviata la lettera di invito a presentare, entro termini specificati, la propria offerta tecnicoeconomica. Alla lettera sono allegati il capitolato tecnico e lo schema di contratto che regola il rapporto tra il Garante e l'aggiudicatario.

Per lo svolgimento della procedura ristretta e' necessaria la presenza di almeno due offerte valide.

Nei casi indicati alle lettere a), d), h) ed i) del comma 1 devono essere interpellate piu' imprese o ditte, persone od enti e, comunque, non inferiori a tre.

Per la definizione delle transazioni di importo superiore a lire 100 milioni il presidente richiede il parere preventivo dell'Avvocatura generale dello Stato.

Tutti i lavori e le forniture sono soggetti a collaudo secondo le norme stabilite dalle vigenti disposizioni e dal contratto, il quale puo' prevedere collaudi parziali ed in corso d'opera.

Il collaudo e' effettuato in forma individuale e collegiale dal personale addetto all'ufficio in possesso della competenza tecnica necessaria, ovvero, qualora se ne ravvisi la necessita', da consulenti appositamente incaricati. La nomina dei collaudatori e' effettuata dal presidente per lavori e forniture d'importo superiore a lire 500 milioni ovvero in caso di nomina di consulenti, e dal segretario generale negli altri casi.

Il collaudo non puo' essere effettuato da chi abbia progettato, diretto o sorvegliato i lavori, ovvero da chi abbia partecipato all'aggiudicazione del contratto o alle relative forniture.

Nel caso in cui l'importo dei lavori o delle forniture non superi i 150 milioni di lire, l'atto formale di collaudo puo' essere sostituito da un certificato di regolare esecuzione rilasciato dal responsabile del servizio o da altro dipendente appositamente incaricato.

Per l'acquisizione di beni e servizi diversi dai lavori e dalle forniture di cui ai commi precedenti, relativamente ai quali non sia possibile procedere al collaudo secondo le modalita' e i criteri ivi previsti, il funzionario cui viene effettuata la consegna procede ad una verifica della regolarita' e della corrispondenza dei beni e dei servizi acquistati con quelli ordinati. Di tale corrispondenza e regolarita' e' redatta apposita attestazione.

I limiti di spesa e di somma indicati nei precedenti articoli sono aggiornati annualmente, con deliberazione del Garante, in base alle variazioni dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo.

In sede di applicazione dell'articolo 33, comma 4, della legge, possono essere stipulati anche contratti con liberi professionisti, con dipendenti pubblici o con esperti di qualificata esperienza, nei limiti e alle condizioni previsti dalle rispettive norme di stato giuridico, con persone giuridiche pubbliche e private e con associazioni. Tali contratti, della durata massima di un anno, possono essere rinnovati per non piu' di tre volte.

I compensi per i consulenti iscritti ad albi professionali sono corrisposti, anche nei modi di cui all'articolo 28, comma 1, sulla base delle tariffe minime stabilite per le relative categorie professionali, mentre per gli altri professionisti o per i dipendenti pubblici, i compensi sono stabiliti di volta in volta dal segretario generale, in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni, secondo i criteri stabiliti nell'apposito tariffario preventivamente approvato dal Garante, da richiamarsi nel relativo disciplinare di incarico.

In deroga a quanto previsto nell'articolo 27, per gli esercizi finanziari relativi al 1997 e al 1998, le disposizioni del medesimo articolo si applicano anche in riferimento alle somme versate sulla contabilita' speciale, non deliberate dal Garante entro la chiusura di ciascun esercizio finanziario, limitatamente alle spese di cui all'articolo 34, comma 1, lettere d), g), h), i), l) ed m).

Per quanto non disciplinato dal presente regolamento si applicano le norme della legge e del regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilita' generale dello Stato, in quanto compatibili.