Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999).

Il presente regolamento disciplina il procedimento di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi ed il procedimento per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato.

Presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali e presso gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e provinciali delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, ad esclusione dei Ministeri degli affari esteri e della difesa sono istituite le Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui all'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.

Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi istituite presso gli uffici centrali delle amministrazioni dello Stato sono composte: da due rappresentanti dell'amministrazione cui gli atti appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le attivita' culturali designato dal sopraintendente dell'Archivio centrale dello Stato, da un rappresentante del Ministero dell'interno.

Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi, istituite presso gli uffici periferici, nonche' presso gli uffici giudiziari di cui al comma 2 dell'articolo 1, sono composte: da due rappresentanti dell'ufficio al quale gli atti appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le attivita' culturali designato dal direttore del competente archivio di Stato, da un rappresentante del Ministero dell'interno.

Le commissioni di cui al comma 1, sono nominate dai dirigenti generali o dai corrispondenti organi di vertice; le Commissioni di cui al comma 2, sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici sovraordinati rispetto agli uffici di livello inferiore che operano nell'ambito della circoscrizione non inferiore a quella provinciale.

Il dirigente competente, entro i sessanta giorni precedenti alla data di scadenza della Commissione, richiede al sovraintendente dell'archivio centrale dello Stato o al direttore dell'archivio di Stato competente per territorio e al Ministero dell'interno la designazione dei membri di propria competenza.

Delle designazioni e' data comunicazione entro trenta giorni dalla data della richiesta.

Ricevuta la comunicazione di cui al comma 2, il dirigente competente provvede alla nomina della Commissione di sorveglianza, individuando, altresi', un impiegato per lo svolgimento delle funzioni di segretario e, ove lo ritenga opportuno, un proprio delegato per l'espletamento delle funzioni di presidenza.

Dell'atto di nomina della Commissione e' data comunicazione, nei tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1, nonche' all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso.

Il Presidente ha l'obbligo di convocare la Commissione almeno ogni centoventi giorni. La Commissione e' convocata, altresi', ogni qual volta il presidente lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai rappresentanti dell'amministrazione degli archivi di Stato e del Ministero dell'interno. Il Presidente cura, attraverso il segretario, la stesura di una relazione annuale sull'attivita' della Commissione, indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione all'attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti ai sensi degli articoli 6 e 7.

La Commissione dura in carica tre anni.

La Commissione non rinnovata entro il termine di scadenza puo' essere prorogata per non piu' di quarantacinque giorni, decorrenti dal giorno della scadenza del termine medesimo.

Se la Commissione non e' rinnovata entro il periodo di proroga, la relativa competenza e' trasferita, entro il termine di novanta giorni dalla data di scadenza, all'amministrazione da cui dipende l'ufficio che nomina la Commissione.

I Ministri competenti hanno la facolta' di fissare, ai sensi dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, termini procedimentali inferiori rispetto a quelli massimi fissati dal presente regolamento.

I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonche' della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

I documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalle Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui all'articolo 1 nel rispetto dei criteri eventualmente fissati dal piano di conservazione degli archivi, previsto dall'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, e approvati dalla competente unita' organizzativa del Ministero per i beni e le attivita' culturali.

I relativi elenchi, accompagnati da una relazione illustrativa contenente le motivazioni dello scarto, l'indicazione della data iniziale e finale di ciascuna serie, nonche' della quantita', almeno approssimativa, dei documenti da eliminare sono trasmessi, anche mediante l'utilizzazione di strumenti informatici, al Ministero per i beni e le attivita' culturali il quale decide sulle proposte di scarto inviando, entro centoventi giorni dal ricevimento degli elenchi, il nulla osta all'ufficio interessato e per conoscenza alla competente amministrazione centrale e determinando, altresi', se i documenti da scartare debbano essere bruciati, macerati o ceduti in libero uso. Trascorso il suddetto termine senza che sia stata adottata alcuna determinazione, tutti i documenti inclusi negli elenchi sono destinati al macero.

Al rilascio del nulla osta allo scarto relativamente alle categorie di documenti identificate ai sensi del comma 2, previa individuazione delle Commissioni di cui all'articolo 1, e' delegato il soprintendente dell'archivio centrale dello Stato per le amministrazioni centrali e il direttore dell'archivio di Stato competente per territorio per le amministrazioni periferiche, il quale decide entro trenta giorni dal ricevimento degli elenchi.
Trascorso tale termine senza che sia stato rilasciato il nulla osta allo scarto, l'amministrazione puo' disporre la cessione degli atti.

Ogni tre anni, con decreto dell'amministrazione competente, di concerto con il Ministro per i beni e le attivita' culturali e dell'interno, tenuto conto dei criteri previsti dal piano di cui all'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, sono individuate le categorie di documenti di cui al comma 1.

Le modalita' di cessione degli atti di archivio di cui e' stato disposto lo scarto, vengono stabilite da ciascuna amministrazione anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa italiana.

Le eventuali somme ricavate dalla cessione di cui al comma 1 dovranno essere versate alla Tesoreria dello Stato, imputando le stesse all'apposito capitolo dello stato di previsione dell'entrata dello Stato di pertinenza del Tesoro.

Le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera consultabilita' ai sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281, sono inoltrate, per i provvedimenti di competenza al Ministero dell'interno, il quale si pronuncia entro novanta giorni. Trascorso tale termine senza che il Ministero dell'interno si sia pronunciato, l'amministrazione puo' disporre la cessione degli atti sottratti alla libera consultabilita'.

Restano abrogati gli articoli 25 e 27 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.