D.P.R. 444/2000 - Disposizioni regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (Testo C)

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Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle societa' di persone, alle pubbliche amministrazioni,agli enti e alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea.

I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualita' personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.

Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.

Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualita' personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorita' dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorita' consolare italiana che ne attesta la conformita' all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.

La dichiarazione di chi non sa o non puo' firmare e' raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identita' del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione e' stata a lui resa dall'interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.

La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, e' sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identita' del dichiarante.

Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

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((COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82)).

((COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82)).

1.
1.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile.

Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalita' definite con decreto del Ministro delle finanze.

Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del Codice civile.

Il documento informatico redatto in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del Codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

1.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualita' personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalita' per le quali vengono acquisite.

Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto e sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.

Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti Enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalita' preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica sentito il Ministero della sanita' e il Garante per la protezione dei dati personali, determina nuove modalita' tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei principi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

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Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia puo' essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica puo' essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta' di cui all'articolo 47 puo' riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione puo' altresi' riguardare la conformita' all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

L'autenticita' della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta' da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonche' ai gestori di servizi pubblici e' garantita con le modalita' di cui all'art. 38 comma 2 e comma 3.

Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta' e' presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l'autenticazione e' redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco: in tale ultimo caso, l'autenticazione e' redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione e' stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identita' del dichiarante, indicando le modalita' di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonche' apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

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((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

Art. 29-quinques (R)
((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

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Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute

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In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identita', esso puo' sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2.

Sono equipollenti alla carta di identita' il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purche' munite di fotografia e di timbro, o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato.

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Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta' inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore e' identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identita' elettronica.

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Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori all'esercizio di determinate attivita' ancorche' definiti "certificato", sono denominati rispettivamente "diploma" o "patentino".

Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualita' personali e fatti che risultino elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti gia' in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. (R)

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Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi del precedente comma, puo' procedere anche per fax e via telematica.

Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualita' personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registi, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.

In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualita' personali e fatti presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorita' consolari italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.

Al di fuori delle ipotesi di cui al comma I le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando cio' sia indispensabile.

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Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualita' personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identita' o di riconoscimento in corso di validita', la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso.

Qualora l'interessato sia in possesso di un documento di identita' o di riconoscimento non in corso di validita' gli stati, le qualita' personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purche' l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.

L'atto di notorieta' concernente stati, qualita' personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato e' sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalita' di cui all'articolo 38. (R)

La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante puo' riguardare anche stati, qualita' personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualita' personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta'.

Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all'Autorita' di Polizia Giudiziaria e presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualita' personali dell'interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi e' comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validita' temporale degli atti che sostituiscono.

Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facolta' di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsita' in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge il dicembre 1996, n. 675.

In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.

Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione

I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformita' CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.

Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attivita' sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneita' alla pratica non agonistica di attivita' sportive rilasciato dal medico di base con validita' per l'intero anno scolastico.

Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.

Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.

Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1(gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformita' alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonche' dell'articolo 13, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.

Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonche' di comunicazione interna tra le aree stesse.

Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo gia' esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.

((ARTICOLO ABROGATO DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82))

Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.

L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo e' effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia' soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Informazioni annullate o modificate

Le informazioni modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.

La procedura per indicare l'annullamento riporta secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

L'operazione di segnatura di protocollo puo' includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili gia' al momento della registrazione di protocollo.

Quando il documento e' indirizzato ad altre amministrazioni ed e' formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo puo' includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico puo' utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.

Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 53 nonche' le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

Il numero di protocollo e' progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione e rinnovata ogni anno solare.

L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonche' la ricerca la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo 61.

La ricerca delle informazioni del sistema e' effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.

Il sistema deve offrire la possibilita' di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attivita' di controllo.

Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.

A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.

Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresi', le modalita' di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.

Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione, anche per via telematica, attraverso gli uffici relazioni col pubblico.

Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell'articolo 50, adottano le modalita' di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

Ai fini del presente articolo le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.

Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio e' posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

Al servizio e' preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni
del sistema

Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.

E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o piu' registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonche' la data e l'ora del ripristino della funzionalita' del sistema.

Qualora l'impossibilita' di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravita' il responsabile per la tenuta del protocollo puo' autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non piu' di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Per ogni giornata di registrazione di emergenza e' riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalita' del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Sistema di gestione dei flussi documentali

Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione.

I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 e' finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicita' di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicita' stabiliti dalla legge.

Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.

Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalita' di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente.

Il responsabile del sevizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito.

Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.

Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.

Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

Aggiornamenti del sistema

Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicita' delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47.

I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall'amministrazione procedente con le modalita' di cui all'articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante ovvero alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.

Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarita' o delle omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti falsita', il funzionario competente a ricevere la documentazione da' notizia all'interessato di tale irregolarita'.
Questi e' tenuto alla regolazione o al completamento della dichiarazione: in mancanza il procedimento non ha seguito.

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Ai fini dei controlli di cui all'articolo 71 le amministrazioni certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalita' per la loro esecuzione.

La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilita' per gli atti emanati, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non piu' rispondenti a verita', prodotti dall'interessato o da terzi.

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Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui all'articolo 71 emerga la non veridicita' del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

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Sono altresi' abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.

1.
a) tutte le disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 54, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. l64, e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell'indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d) l'articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n. 537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344:
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali le direttive e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonche' le regole tecniche gia' emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n.
490;
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi dell'articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.